Información recogida del Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos de Telecomunicación (COITT)

A expensas de lo que ocurra con el desarrollo del coronavirus, debemos prepararnos para teletrabajar durante las próximas semanas. Muchos trabajadores se enfrentan por primera vez a una situación inédita, que inevitablemente genera muchos interrogantes.

¿Cómo gestionar los horarios? ¿Cómo mantener la concentración? ¿Cómo puedo comunicarme con mis compañeros y clientes? Afortunadamente, el panorama actual presenta una multitud de plataformas que nos pueden ayudar a trabajar desde casa sin disminuir nuestro rendimiento.

1. MENSAJERÍA

La parte esencial de nuestra rutina laboral es la comunicación interna (con compañeros) y externa (con clientes o proveedores). Sabiendo que la conversación personal será limitada, debemos hacer uso de herramientas para gestionar la comunicación.

Whatsapp Web: la versión de WhatsApp para portátiles nos permite exportar de forma idéntica el volumen de información que nos llega a nuestro móvil. WhatsApp Web permite, de forma intuitiva, el envío y descarga de archivos multimedia, enlaces y documentos; al mismo tiempo que envía notificaciones de los mensajes recibidos y permite la creación de grupos o listas de difusión. Puedes descargarlo aquí.

Slack: La alternativa perfecta para volcar la comunicación en una plataforma alternativa a Whastsapp. La función de creación de canales es muy recomendable para gestionar la comunicación interna de una empresa, máxime si hay varias áreas de trabajo.

Slack cuenta con una interfaz parecida a WhatsApp, y entre sus servicios están compartir archivos, mensajería instantánea, llamadas de voz, compartir pantalla, indexar archivos o canales compartidos. Puedes descargarlo aquí.

Telegram: otra muy buena alternativa a Whatsapp, ya sea como complemento o sustituto. Telegram es ideal para manejar grandes volúmenes de archivos, pues permite crear un disco duro en la nube.

Además, si manejas información sensible, te interesa saber que Telegram permite usar un servidor proxy para proteger todos tus datos. Descarga Telegram aquí.

2. VIDEOCONFERENCIAS

Sabemos que a veces hay temas que no pueden transmitirse por mensajería. Además, hay reuniones de carácter urgente que no pueden ser aplazadas. Por ello, debemos apoyarnos en aplicaciones de vídeoconferencia para sacar adelante todas estas situaciones. Afortunadamente, tenemos donde elegir.
 

Google Hangouts: La aplicación de vídeo de Google cuenta con una ventaja indudable: si tienes una cuenta Gmail, ya tienes una en Hangouts aunque no lo sepas aún. La cadencia de las llamadas suele ser muy buena, tanto desde PC como móvil. Google Hangouts permite además compartir la pantalla en tiempo real, lo cual es muy útil a la hora de enseñar informes, gráficos o ejemplos. 

Además, pueden compartirse en el chat fotografías o archivos. Puedes descargarlo aquí.
 

BlueJeans: la plataforma que usan muchas multinacionales para hacer vídeo llamadas. ¿Por qué? Entre muchos motivos, porque BlueJeans ofrece un centro de comando para administrar y rastrear toda la actividad de videoconferencias. Los paneles interactivos muestran datos clave de la reunión, como la distribución geográfica de participantes y la utilización de funciones clave a través de gráficos y tablas.
 

BlueJeans incorpora funciones como la opción de compartir pantalla, preguntas y respuestas, grabación y chat para que la colaboración vaya fluida. Puedes descargarlo aquí.
 

Facetime: la plataforma de Apple para realizar vídeollamadas tiene en su principal ventaja también su mayor inconveniente: es exclusiva para usuarios de iPhone o Mac. Suele presentar la mejor cadencia, pero tiene limitaciones obvias a la hora de realizar llamadas grupales. Además, el sistema de sonido es Dolby. Puedes descargarlo aquí.
 

Skype: La conocida plataforma de videollamadas cuenta con una gran ventaja: muchos de nosotros ya estamos inscritos. Las llamadas tienen una alta calidad de sonido y son altamente seguras. Puedes descargarlo aquí.
 

GoToMeeting: Ideal para reuniones donde deban presentarse proyectos en común. La plataforma es un paquete de software de reunión en línea, uso compartido de escritorio y videoconferencia que permite reunirse con, clientes, compañeros o proveedores en tiempo real. Puedes descargarlo aquí.

3. GESTIÓN DE TAREAS

En casa no contamos con pizarras o post-its que nos ayuden a llevar un seguimiento de qué hay que hacer.

Trello: Su sistema de organización de tareas es muy útil y visual. La plataforma cuenta con una función de etiquetado de colores ideal para dividir tareas por cliente, pero también fechas de vencimiento, checklists, adjuntos o una organización por estado de la tarea. Su motor de búsqueda interna funciona muy bien, lo cual garantiza que no se van a perder las tareas pendientes.

Además, es gratis. Puedes descargarlo aquí.

monday.com: Una app relativamente nueva que ofrece una forma intuitiva e incluso gamificada de distribuir el trabajo. Su ventaja principal es que nos permite observar en tiempo real la carga de trabajo de nuestros compañeros, algo muy útil para los directores de proyecto.

Esta App sí es de pago. Aquí puedes descargarla.

4. GESTIÓN DE CONTENIDOS

La portabilidad es la función que más nos preocupa en este aspecto. Creemos que, a la hora de teletrabajar, ahorra mucho tiempo tener centralizados los archivos en una plataforma que incluya versión para móvil. En este sentido, nos decantamos por las clásicas:

Google Drive: su versión para móviles es rápida, intuitiva y nos permite contar casi de inmediato con contenidos que antes solo teníamos en nuestro PC. Además, tiene una adaptación para escritorios que nos permitirá acceder a nuestros archivos de Drive desde nuestra pantalla de inicio o Finder –para usuarios de Mac–. Más información.

Por otro lado, Drive permite la elaboración de documentos y presentaciones por más de una persona al mismo tiempo. Es decir, puedes trabajar junto a tu compañero en el mismo informe sin que necesites que te lo envíe con sus cambios.

TeamViewer:  Esta plataforma permite acceder de forma remota al escritorio de tus ordenadores y servidores y controlarlos desde cualquier lugar. Más información.

Dropbox: Presenta las mismas funcionalidades que Drive a nivel de almacenamiento de archivos y portabilidad. A favor, que no dependemos de tener cuenta en Google para gestionar nuestros archivos. En contra, el mismo motivo. Más información.

Anydesk: Otra plataforma de acceso remoto, que provee acceso remoto bidireccional entre computadoras personales.Más información.

5. PRODUCTIVIDAD

Bixpe: Una App muy intuitiva tanto para PC como para móvil. Además, permite la opción de fichar con posición GPS y fotografía. Puedes descargarla aquí.
 

Odoo: no se trata de un programa de control de horario como tal, Odoo se trata de una solución de código abierto basada en un ERP que permite controlar diferentes áreas de un determinado entorno empresarial, entre las que se incluye el área de recursos humanos.

Permite registrar empleados según su área, así como la hora de entrada y salida. Más información.